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Colaboración empresarial y la externalización

por | Ene 26, 2017 | Empresariales, Redes Sociales | 0 Comentarios


1.1 Colaborando en la empresa

Para definir “colaboración” podemos decir que es la actividad de trabajar con otras personas para obtener un objetivo o resultado en particular. De manera intuitiva todos sabemos del potencial de la colaboración.

Su poder radica en las sinergias que se producen entre los colaboradores. Se espera que el trabajo obtenido de los miembros sea mejor que el que hubiera podido realizar cada uno por separado.

externalización

La colaboración está basada en el feedback y la interacción entre los miembros del equipo. El trabajo hecho por unos es revisado y comentado por otros, que elaboran una versión sobre la anterior. El proceso se repite numerosas veces entre los miembros, de ahí la interacción.

Los cambios elaborados salen a debate y se eligen las mejores alternativas del total. Se espera que la versión final, incorporando el feedback y conocimiento de todos los miembros del equipo, sea de mayor calidad que todas las anteriores y que las que hubieran podido desarrollar cada uno por separado.

En el proceso, los miembros del equipo aprenden de sus semejantes, progresan en habilidades y conocimientos y se sienten mejor integrados y comunicados en la organización.

Para que se dé la colaboración son necesarios tres elementos a tener en cuenta:

Comunicación

Los diferentes miembros deben poder dar y recibir críticas y valoraciones sobre el trabajo que realizan cada uno en particular. Para que el feedback sea útil, debe estar integrado en la propia herramienta y debe permitir a los miembros del equipo debatir sobre el tema en cuestión.

Este proceso es más difícil en organizaciones distribuidas en diferentes puntos geográficos, donde el contacto persona a persona tiende a complicarse.

Gestión del contenido

El equipo necesita producir un trabajo final y para ello necesita desarrollar y apoyarse en información de diversa índole. La plataforma empleada debe permitir el intercambio de documentos y otras fuentes de información.

Flujo de trabajo

Este elemento debe controlarse, es necesario definir quién realiza qué tareas o para cuándo deben ser realizadas. La planificación y reparto de actividades entre las partes es esencial para todo proyecto.

 


1.2 Tipos de colaboración

En función a las características que hemos mencionado anteriormente, se pueden clasificar las diferentes plataformas de colaboración.

Se puede analizar según la simultaneidad (o sincronía) como sincrónico y asincrónico. Los procesos sincrónicos son los que se realizan de forma simultánea, al mismo tiempo entre los pares.

Por ejemplo, una llamada telefónica o un servicio de chat instantáneo.

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Mientras que los asincrónicos son los que no requieren que los miembros estén conectados al mismo tiempo. Por ejemplo el email o los propios foros de debate.

En función del tipo de control que se ejerza sobre el contenido existen tres variantes.

  • Que los cambios que se realizan sobre el documento, no consten hasta que éste se hace público. Así, por ejemplo, si enviamos un archivo a un colaborador vía email no podemos saber qué cambios ha realizado salvo que nos lo envíe. No hay un control sobre el contenido.
  • Existen los documentos compartidos sobre los que no se lleva un control de versiones. De esta forma, aunque todo el equipo tiene el mismo archivo, cualquier cambio realizado es permanente para todos, puesto que sólo existe una copia. Es lo que sucede cuando alojamos en un servidor de empresa los archivos de office, por ejemplo.
  • Está el caso en que, además de disponer de un archivo único, se tiene un control sobre los cambios que se han realizado y quiénes los han hecho. Herramientas como las wikis o Dropbox disponen de este sistema de versiones.

También podemos clasificar las plataformas de colaboración según su persistencia.

Los sistemas persistentes se caracterizan por mantener el registro de las comunicaciones realizadas. Por ejemplo, en Skype podemos revisar el historial de chats o podemos consultar nuestros emails anteriores.

Mientras que la información de los no persistentes se suele perder una vez acabada la comunicación, como es el caso de las llamadas telefónicas (salvo que las grabemos, pero eso no forma parte del propio sistema).

En lo que se refiere a su revisión, pueden ser revisables o no revisables.

Los que son revisables permiten su edición después de compartidos o enviados. Este es el caso de los documentos en Dropbox o el contenido en una Wiki.

Mientras que los que no son revisables no permiten su edición. El caso más obvio es el del email o las conferencias.

En función de la audiencia, pueden ser de uno a uno (1-1), de uno a muchos (1-M) o de muchos a muchos (M-M).

En el contacto de uno a uno, tenemos el caso de las llamadas telefónicas. En modelos de comunicación de uno a varios podemos situar los blogs (aunque no sería del todo cierto cuando incluimos los comentarios) donde uno escribe para que muchos lean.

Por último, las comunicaciones de muchos a muchos pueden darse en las videoconferencias (o Hangouts) o en Google Docs, suponiendo que haya varios usuarios editando.

Existen más formas de clasificarlos. Por ejemplo, según el tipo de lenguaje (oral, escrito, gestos, elementos multimedia). Veamos un ejemplo de las características de algunas herramientas de colaboración típicas.

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No existe una herramienta mejor que otra, la elección depende de las necesidades de cada empresa y el proyecto en si. Sería bueno descubrir las características y ventajas de las redes sociales como plataformas de colaboración y comunicación interna.


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1.3 Crowdsourcing o externalización abierta de tareas

Muchas empresas realizan externalización de sus actividades a países extranjeros o a empresas especializadas con las que colaboran para abaratar costes o acceder a mejores recursos (proceso conocido como outsourcing).

Tras la aparición de la web 2.0 ha surgido un nuevo tipo de externalización basado en la colaboración masiva y la inteligencia colectiva.

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El proceso de colaboración aumenta su potencial cuando no se limita a la empresa, sino que cuenta con la masa de usuarios. Este proceso es lo que conocemos como crowdsourcing.

Según Wikipedia, Crowdsourcing (del inglés crowd –multitud– y outsourcing –recursos externos–) se podría traducir al español como colaboración abierta distribuida o externalización abierta de tareas, y consiste en externalizar tareas que, tradicionalmente, realizaban empleados o contratistas, dejándolas a cargo de un grupo numeroso de personas o una comunidad, a través de una convocatoria abierta.

El concepto se popularizó en 2006 a raíz del artículo The Rise of Crowdsourcing en la revista The Wired. Crowsourcing significa literalmente externalización (outsourcing) en masa (crowd)’.

Consiste en asignar una tarea, antes llevada a cabo por la empresa, a una comunidad amplia. La comunidad la ejecuta de forma abierta a través de la colaboración o la participación de los usuarios.

A nivel empresarial, el crowdsourcing o externalización tiene numerosas ventajas.

La actividad se lleva a cabo de forma voluntaria. Los usuarios se sienten escuchados y aumenta su lealtad hacia la marca, empresa o negocio.

Muchas veces esta colaboración es gratuita, aunque para que sea exitosa puede ser recomendable premiarla e incentivarla.

La empresa aprovecha talento externo a la firma. La inteligencia colectiva permite que cada uno aporte en el ámbito que conoce, produciendo los efectos de mejora incremental propios de la colaboración, pero incrementando el número de iteraciones.

El hecho de que la convocatoria de externalización sea abierta y permita que todos participen, asegura que quien desee colaborar, podrá hacerlo.

Esto no significa que todos ellos vayan a participar o dispongan de los conocimientos; pero no se les imponen dichos prerrequisitos.

Aunque, por ejemplo, los retos que InnoCentive propone a la comunidad a cambio de recompensas suelen requerir de conocimientos técnicos u otras habilidades que no todo el mundo posee.

Se satisfacen mejor las necesidades del mercado porque los destinarios mismos participan en la creación o definición del producto y porque se espera que el resultado final de las sucesivas colaboraciones sea mejor que el original.

Los ejemplos más clásicos de este tipo de participación usuaria son la Wikipedia y YouTube, donde los usuarios son los que crean los contenidos. En ambos casos, de forma voluntaria y sin coste para la empresa.

No obstante, esto no siempre es así. Otro ejemplo es Threadless donde los usuarios crean diseños para camisetas y ganan dinero cuando sus diseños son escogidos y vendidos.

Una gran empresa que emplea este sistema colaborativo para innovar es Starbucks. Recoge todas las ideas de sus clientes y lleva a cabo las más idóneas, ahorrándose grandes costes en estudios de mercado.

La misma idea se está aplicando a la financiación: en la práctica conocida como crowdfunding, los usuarios se prestan dinero entre sí directamente.

Hemos de aclarar que la colaboración interna NO puede ser considerada crowdsourcing, puesto que, para que éste exista, es necesaria una convocatoria abierta para todos los usuarios el por ello de la externalización.

Sin embargo, la colaboración interna, aunque en menor medida debido a la menor cantidad de usuarios e iteraciones, tiende a acercarse a este tipo de soluciones.

De igual forma, cuando permitimos a los trabajadores colaborar para mejorar los diversos procesos y productos de la empresa obtenemos una organización más eficiente puesto que ellos son los que mejor conocen el funcionamiento de los procesos y poseen el conocimiento para mejorarlos.

Al mismo tiempo, se sienten mejor integrados en la empresa debido al empowerment y la participación en la toma de decisiones.


1.4 Cloud computing y la externalización

Otras de las grandes tendencias de la computación en el mundo empresarial es el denominado cloud computing.

El cloud computing, o computación en la nube, consiste en el uso y ejecución de aplicaciones a través de internet.

Es un nuevo paradigma de funcionamiento. En lugar de descargar e instalar aplicaciones en cada uno de nuestros dispositivos, éstas existen en internet.

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Accedemos a ellas a través de un navegador, desde cualquier dispositivo. Gracias al HTML5 y a otros lenguajes, cada vez se pueden desarrollar aplicaciones web más capaces y robustas.

Esta tecnología goza de ciertas ventajas.

1- Disponemos de las mismas aplicaciones y contenidos desde cualquier dispositivo; sin problemas de pérdida de datos, ni compatibilidad. Se acabó tener que instalar el mismo programa en cada ordenador y tener que replicar los datos.

2- Tampoco existirá el problema de cambiar de Windows a Macintosh o Linux; es compatible porque sólo requiere un navegador. Lo cual se hace de especial importancia cuando entra el tema de los móviles. Además, no requiere mantenimiento, ni actualizaciones; sólo tenemos que preocuparnos de usarlo, por nada más.

3- La portabilidad y la movilidad. Si perdemos nuestro ordenador, lo cambiamos o simplemente no estamos cerca de él, todavía podemos disfrutar de nuestras aplicaciones y no perder un día de trabajo. Incluso podemos realizarlo desde cualquier lugar con un smartphone.

4- Se requiere menores recursos por parte del usuario, ya que la aplicación es ejecutada en un servidor en internet. Para la empresa, esto también se traduce en convertir los costes fijos de infraestructura en costes variables que dependen del uso.

El cloud computing no requiere fuertes desembolsos iniciales en equipos y redes, sino que se efectúan progresivamente y paralelo al crecimiento de la compañía.

Esta tendencia se ha visto reforzada últimamente y puede ser el futuro de toda la colaboración y funcionamiento empresarial. Google incluso ha lanzado un ordenador destinado a funcionar únicamente en internet, el ChromeBook.

Si nos interesa estar a la última en aplicaciones web, podemos visitar la plataforma Go2Web20, leer los blogs de Wwwhat’s New y Loogic o, si usamos el navegador de Google, visitar la Chrome WebStore.


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